มีผู้ให้ความหมายของ “การจัดการความรู้” (Knowledge Management: KM) ไว้ ดังนี้
Carla O”Dell และJackson Grayson (อ้างถึงในบุญดี บุญญากิจ และคณะ 2547: 21)
กล่าวว่า “การจัดการความรู้” เป็นกลยุทธ์ในการที่จะทำให้คนได้รับความรู้ที่ต้องการ ภายในเวลาที่เหมาะสม รวมทั้งช่วยทำให้เกิดการแลกเปลี่ยน และนำความรู้ไปปฏิบัติเพื่อยกระดับและปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กร ทั้งนี้การจัดการความรู้ไม่ใช่เครื่องมือที่จัดการกับตัวของความรู้โดยตรง แต่เป็นวิธีการที่ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ที่มีระหว่างกันได้
       ศ.นพ. วิจารณ์ พานิช (2548) ได้ให้ความหมายของคำว่า “การจัดการความรู้”  คือ เครื่องมือ เพื่อใช้ในการบรรลุเป้าหมายอย่างน้อย 4 ประการไปพร้อมๆ กัน ได้แก่
         1. บรรลุเป้าหมายของงาน
         2. บรรลุเป้าหมายการพัฒนาคน
         3. บรรลุเป้าหมายการพัฒนาองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้ และ
         4. บรรลุความเป็นชุมชน เป็นหมู่คณะ ความเอื้ออาทรระหว่างกันในที่ทำงาน

          กล่าวโดยสรุปได้ว่า การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) หมายถึง การรวบรวมความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร ซึ่งมีอยู่ในตัวบุคลากร หรือ เอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ  เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ พัฒนาตนเอง รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพัฒนาองค์กรให้มีศักยภาพได้อย่างยั่งยืนต่อไป
         ความรู้อาจแบ่งใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท คือ
         1. ความรู้เด่นชัด/ความรู้เชิงทฤษฎี (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถอธิบายหรือเขียนออกมาได้โดยง่าย การแก้ปัญหา คู่มือ และฐานข้อมูล  เช่น เอกสาร ตำรา คู่มือปฏิบัติงาน  เป็นต้น
         2. ความรู้ซ่อนเร้น (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่แฝงอยู่ในตัวคน เป็นประสบการณ์และความสามารถส่วนตัว เป็นภูมิปัญญา พรสวรรค์ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ เป็นต้น เป็นความรู้ที่จะทำให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน
          การจัดการความรู้เป็นการดำเนินการอย่างน้อย 6 ประการต่อความรู้ ได้แก่
          (1) การกำหนดความรู้หลักที่จำเป็นหรือสำคัญต่องานหรือกิจกรรมของกลุ่มหรือองค์กร
          (2) การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ
          (3) การปรับปรุง ดัดแปลง หรือสร้างความรู้บางส่วน ให้เหมาะต่อการใช้งานของตน
          (4) การประยุกต์ใช้ความรู้ในกิจการงานของตน
          (5) การนำประสบการณ์จากการทำงาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัด “ขุมความรู้” ออกมาบันทึกไว้
          (6) การจดบันทึก “ขุมความรู้” และ “แก่นความรู้” สำหรับไว้ใช้งาน และปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ครบถ้วน ลุ่มลึกและเชื่อมโยงมากขึ้น เหมาะต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น
        “โมเดลปลาทู”   เป็นโมเดลของสถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) ที่เปรียบการจัดการความรู้เหมือนกับปลาทูหนึ่งตัวที่มี 3 ส่วนคือ

          1)  ส่วน “หัวปลา”  เป็นส่วนของการกำหนดเป้าหมาย/ทิศทาง (Knowledge Vision: KV ) หมายถึง ส่วนที่เป็นวิสัยทัศน์ หรือทิศทางของการจัดการความรู้และ KV จะต้องมีความสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กรก่อนลงมือทำ KM องค์กรจะต้อง
            - กำหนดเป้าหมายของการทำ KM
            - ความคิดเห็นร่วมกันของคนในองค์กร
            - สร้างความเข้าใจในประโยชน์ที่จะได้รับ   
          2) ส่วน “ตัวปลา”  ซึ่งถือเป็นส่วนสำคัญ เป็นส่วนของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing: KS) หมายถึง ส่วนของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Shear and Learn) ต้องสร้างวัฒนธรรมองค์กร ให้บุคลากรแบ่งปันความรู้ซึ่งกันและกัน
          3) ส่วน “หางปลา” เป็นส่วนของการจัดเก็บความรู้/ ขุมความรู้ (Knowledge  Assets: KA) หมายถึง องค์ความรู้ที่องค์กรได้เก็บสะสมรวบรวมไว้เป็นคลังความรู้ ซึ่งมาจาก 2 ส่วน คือ
                 (1) ความรู้เด่นชัด/ความรู้เชิงทฤษฎี (Explicit Knowledge)
                 (2)  ความรู้ซ่อนเร้น/ความรู้ที่อยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) ซึ่งองค์กรอาจดำเนินการโดย การทำให้ความรู้อยู่ในรูปแบบที่ค้นได้ เช่น บันทึกเป็นตัวอักษร จัดเก็บในรูปแบบเอกสาร หรือ โดยระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีการสรุปประเด็นสาระสำคัญ และการอ้างอิง

คนสำคัญของการจัดการความรู้
-  “คุณเอื้อ”              เป็นผู้บริหารระดับสูงทำหน้าที่จัดการความรู้ขององค์กร
-  “คุณอำนวย”        เชื่อมโยงคน สร้างความสัมพันธ์ต่อกัน
-  “คุณกิจ”               ผู้ที่รับผิดชอบตามหน้าที่ของตน
-  “คุณลิขิต”             ผู้ทำหน้าที่จดบันทึก สกัดองค์ความรู้
-  “คุณวิศาสตร์”      ออกแบบระบบไอที

       “คุณเอื้อ” ในชื่อเต็มคือ “คุณเอื้อระบบ” (Chief Knowledge Officer: CKO) เป็นผู้บริหารระดับสูงขององค์กรที่ทำหน้าที่จัดการระบบของการจัดการความรู้ขององค์กร โดยสรุปหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของ “คุณเอื้อ” คือ (1) ทำให้การจัดการความรู้เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานตามปกติขององค์กร (2) ทำให้มีการเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้เป็นวัฒนธรรมแนวราบ เปิดโอกาสให้ทุกคนในองค์กรได้เป็น “ผู้นำ” ในการพัฒนาวิธีทำงานในหน้าที่ของตน และนำประสบการณ์มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับเพื่อนร่วมงาน สร้างวัฒนธรรมของการเอื้ออาทรและแบ่งปัน (Care & Share) ความรู้ และ (3) หากุศโลบายทำให้ความสำเร็จของการจัดการความรู้ในบางหน่วยงานขององค์กร “ระบาด” ไปยังส่วนอื่น ๆ ขององค์กร

        “คุณอำนวย”  (Knowledge Facilitator หรือ Knowledge Broker) หน้าที่หลักคือ ส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และอำนวยความสะดวกต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ทั้งในเชิงกิจกรรม เชิงระบบ และเชิงวัฒนธรรม ยึดแนวทางการเข้าไปเป็นผู้กระตุ้นส่งเสริม อำนวยความสะดวก โดยปล่อยให้ผู้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ดำเนินการเองอย่างเป็นอิสระ ผู้อำนวยความสะดวกไม่เข้าไปกำหนดในลักษณะของการควบคุมสั่งการ

      “คุณกิจ” (Knowledge Practitioner) คือ ผู้ดำเนินกิจกรรมจัดการความรู้ประมาณร้อยละ 90 ของทั้งหมด ดังนั้น จึงอาจกล่าวได้ว่า “คุณกิจ” คือผู้จัดการความรู้ตัวจริง เป็นเจ้าหน้าที่ระดับหน้างานที่รับผิดชอบงานตามหน้าที่ของตน ที่อยู่ในหน่วยงานเดียวกันหรือต่างหน่วยงานแต่รวมตัวกันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing) ประสบการณ์จากการปฏิบัติงาน หาก “คุณกิจ” จากต่างหน่วยงานรวมตัวกันเป็นกลุ่ม แลกเปลี่ยนเรียนรู้วิธีทำงาน หรือความรู้เพื่อการปฏิบัติเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยเรียกวง หรือก๊วน หรือชมรม ซึ่งเหล่านี้ในภาษาของการจัดการความรู้เรียกว่า ชุมชนแนวปฏิบัติ (Community of Practice: CoP)

       “คุณลิขิต” (Note Taker) คือ ผู้ทำหน้าที่จดบันทึกในกิจกรรมจัดการความรู้ สิ่งที่ “คุณลิขิต” จดบันทึก ได้แก่

1. เรื่องเล่าจากกิจกรรม “เรื่องเล่าเร้าพลัง” (Storytelling)
2. “ขุมความรู้” (Knowledge Assets) เพื่อการบรรลุเป้าหมายงานแต่ละชิ้น หรือแต่ละกิจกรรม จากเรื่องเล่า และจากกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้รูปแบบต่าง ๆ ในงานประจำ
3. “แก่นความรู้” (Core Competence) เพื่อการบรรลุผลสัมฤทธิ์ของงานแต่ละชิ้นหรือแต่ละกิจกรรม
4. บันทึกการประชุมตามที่ตกลงกัน
5. บันทึกอื่น ๆ เพื่อให้การดำเนินการจัดการความรู้มีความต่อเนื่อง การจดบันทึกอาจเป็นการจดในกระดาษ บันทึกในรูป electronic file ให้ค้นหาได้ในอินทราเน็ตของกลุ่ม หรือบันทึกลงในเว็บบล็อก ให้สมาชิกกลุ่มเข้าค้นหาได้ทางอินเทอร์เน็ต หรืออินทราเน็ต ก็ได้
   
   “คุณวิศาสตร์” (IT Wizard) คือ ผู้ที่ออกแบบและจัดดำเนินการระบบไอทีให้เหมาะสมแก่การจัดการความรู้ขององค์กร “คุณวิศาสตร์” อาจทำงานเป็นทีมหรือทำงานเดี่ยวคนเดียวก็ได้
   เป็นผู้ช่วยให้ระบบการจัดการความรู้มีระบบ ไอที ที่เหมาะสมไว้ใช้งาน และช่วยให้ระบบไอทีมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมต่อการใช้งานอยู่เสมอ

ข้อมูลอ้างอิงจาก : www.grad.cmu.ac.th/web2008/grad_km/mean_km.php