การเขียนจดหมายแนะนำหรือจดหมายสมัครงาน
 

    จดหมายแนะนำ (COVER LETTER) หรือจดหมายสมัครงาน (APPLICATION LETTER) เป็นสิ่งที่จะแนะนำให้แผนกบุคคลพิจารณา ถึงคุณสมบัติของบุคคลนั้น ๆ ว่ามีความเหมาะสมกับตำแหน่งงานในบริษัทมากน้อยเพียงไร ดังนั้นจดหมายแนะนำจึงต้องกระทัดรัด ชัดเจน และสามารถกระตุ้นความสนใจจากผู้อ่าน (แผนกบุคคลหรือนายจ้าง ) ให้ได้

หลักเกณฑ์ในการเขียนจดหมายสมัครงาน

• ต้องพิมพ์ให้สะอาดเรียบร้อยด้วยกระดาษพิมพ์ขนาดสั้น (8x1/2" x 11") ทุกครั้ง แต่ถ้าในประกาศรับสมัครระบุให้เขียนด้วยลายมือตนเอง ก็ควรเขียนตัวบรรจง ให้อ่านง่ายสะอาดเรียบร้อยและสวยงาม
• ควรมีความยาวจำกัดเพียง 1 หน้ากระดาษ
• ใช้ฟอร์มการเขียนแบบจดดหมายธุรกิจ และต้องปราศจากข้อผิดพลาดใด ๆ ทั้งสิ้น
• ควรกล่าวเจาะลงนามบุคคลแทนการกล่าวตำแหน่งหรือผู้เกี่ยวข้อง (คุณ...แทน ผู้จัดการฝ่ายบุคคล) แต่ถ้าไม่แน่ใจว่าจะสามารถสะกด ชื่อ-นามสกุล ได้อย่างถูกต้อง หรือไม่ทราบแน่ชัดว่าเป็นใครก็ควรจะใช้ "ผู้จัดการฝ่ายบุคคล" หรืออื่น ๆ ที่ประกาศรับสมัครงานระบุไว้
• ต้องส่งพร้อม RESUME ทุกครั้ง ข้อมูลที่ปรากฏอยู่บนจดหมายแนะนำหรือจดหมายสมัครงานควรที่จะทำให้นายจ้างหรือแผนกบุคคลสนใจและเรียกตัวเข้าสัมภาษณ์ ข้อมูลที่กล่าวนี้อาจแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้
  1. คุณเป็นใคร และทำไมคุณจึงเขียนจดหมายส่งไปยังบริษัท
  2. กล่าวถึงความสามารถของคุณที่คาดว่าจะมีคุณค่าต่อบริษัท
  3. กล่าวถึงความสนใจของคุณที่มีต่อบริษัทโดยการพูดถึงสิ่งที่เด่นเป็นเอกลักษณ์ของบริษัท เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณได้สละเวลาศึกษาค้นคว้าความรู้เกี่ยวกับบริษัท

    เวลาเขียนจดหมายแนะนำไม่จำเป็นต้องเขียนเรียงลำดับข้อมูลอย่างข้างต้น ทั้งนี้ขอให้ขึ้นอยู่กับความสะดวกของแต่ละบุคคล ที่สำคัญคือ ควรจะมีข้อมูลทั้ง 3 ให้ครบ และประโยคแรกที่เขียนจดหมายและนำควรจะมีพลังเรียกร้องความสนใจจากผู้อ่านให้ได้

    ย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายแนะนำจะต้องมั่นใจว่าได้บอกความต้องการให้กับผู้อ่านทราบ เช่น ต้องการขอใบสมัคร ต้องการขอนัดเวลาสัมภาษณ์ ฯลฯ ไม่ควรจบจดหมายอย่างลอย ๆ ไม่ชัดเจน

วิธีจบจดหมายแนะนำมี 2 วิธี

1. วิธีรุก การจบจดหมายด้วยวิธีนี้คือ การบอกผู้อ่านโดยตรงว่า คุณจะโทรมาภายในระยะเวลาที่กำหนดเพื่อจะตรวจสอบดูว่า นายจ้างหรือแผนกบุคคลสามารถที่จะกำหนดเวลาสัมภาษณ์ให้ได้หรือไม่

2. วิธีรับ ด้วยวิธีนี้คุณเพียงแค่แสดงความหวังว่าบริษัทจะติดต่อคุณมา ผลที่จะเกิดขึ้นก็คือ คุณอาจวิตกกังวลมาก แต่ก็ไม่ได้แสดงให้แผนกบุคคลเห็นถึงความเชื่อมั่นในตัวเองหรือมองคุณสูงจนเกินไปเหมือนกันวิธีที่ 1

ในกรณีที่ใช้วิธีรับและถ้า 2-3 อาทิตย์ผ่านไปโดยที่คุณไม่ได้รับข่าวสารอะไรเลย หากคุณต้องการที่จะโทรศัทพ์ไปถามผลการตัดสินใจของนายจ้างก็เป็นเรื่องสมเหตุสมผล

คนบางคนอาจนำทั้งวิธีรุกและรับมาผสมผสานกันก็ได้ เช่น อาจเขียนว่าในช่วง 1 อาทิตย์ข้างหน้าคุณเผอิญมีความจำเป็นต้องผ่านบริษัทจึงหวังเป็นอย่างมากที่จะได้พบกับผู้จัดการ

โดยสรุปแล้วย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายแนะนำมีไว้เพื่อ

• ขอนัดเวลาสัมภาษณ์
• ขอฟังคำตอบจากนายจ้างหรือแผนกบุคคล
• บอกว่าคุณจะติดต่อภายหลัง

โปรดจำไว้เสมอว่าจดหมายแนะนำต้องส่งควบคู่กับ RESUME ทุกครั้ง

101/18 หมู่บ้านฟลอวิลล่า ถ.รามอินทรา เขตบางเขน
กรุงเทพฯ 10220

16 กันยายน 2539

เรื่อง ขอสมัครงาน
เรียน ผู้จัดการฝ่ายบุคคล บริษัท เนชั่น พับลิชิ่งกรุ๊ฟ จำกัด
สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. รูปถ่าย 2. ใบรับรองการศึกษา 3. ประวัติย่อ

...............ตามที่ท่านได้ลงประกาศแจ้งความรับสมัครพนักงานตำแหน่งนักข่าวประจำกองบรรณาธิการหนังสือพิมพ์เดอะเนชั่น
ในหนังสือพิมพ์เดอะเนชั่น ฉบับประจำวันจันทร์ที่ 30 สิงหาคม 2545 กระผม มีความสนใจมากจึงขอสมัครงานในตำแหน่งนี้
................กระผมอายุ 23 ปี สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรี คณะมนุษยศาสตร์ วิชาเอกภาษาอังกฤษ และเลือกเรียน
วิชาโทสื่อสารมวลชน เพราะตระหนักดีว่าโลกในปัจจุบันและอนาคต บทบาทของงานสื่อสารมวลชนมีความสำคัญยิ่ง เนื่องจากประชาชน มีความต้องการ บริโภคข่าวสารสูง และหนังสือพิมพ์ของท่านเป็นสื่อมวลชนที่มีคุณภาพ มีเกียรติมีศักดิ์ศรีเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
กระผมมีความ ตั้งใจสูงที่จะเข้าร่วมงานในองค์กรเช่นนี้
.................กระผมแม้จะไม่เคยมีประสบการณ์เป็นนักข่าวภาคสนามจริง แต่มีความสนใจติดตามข่าวสารเป็นประจำจากสื่อมวลชน
แขนงต่าง ๆ รับรู้สถานการณ์ที่เกิดขึ้นทั้งในเชิงข่าวและการวิเคราะห์ข่าว ได้เห็นการทำงานของนักข่าวที่ทุ่มเทความสามารถอย่างเต็มที่
.................เพื่อให้ได้มาซึ่งข่าวสารลุ่มลึก รอบด้านและรวดเร็ว การได้พบปะกับบุคคลระดับต่าง ๆ หลากหลายในสังคมเป็นงานที่ท้าทาย และเป็นประสบการณ์อันทรงคุณค่า
.................กระผมรักการอ่านและการเขียน เคยมีผลงานเป็นบทความเรื่องสั้น ตีพิมพ์ในนิตยสารมาบ้าง ประกอบกับขณะศึกษา ทำงานในหัวหน้าฝ่ายประชาสัมพันธ์ค่ายอาสาพัฒนาของคณะ ได้พบปะกับผู้คนระดับต่าง ๆ เขียนและตีพิมพ์บทรายงาน กิจกรรมออกเผยแพร่ในหมู่นิสิตนักศึกษา
..................โดยเหตุนี้ กระผมจึงมีความมั่นใจเป็นอย่างมากกว่า กระผมจะสามารถเรียนรู้โดยเร็วและปฏิบัติงานในตำแหน่งนักข่าวได้ เป็นอย่างดี และหากท่านต้องการตรวจสอบความประพฤติ หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่ได้กล่าวอ้างมา โปรดติดต่อโดยตรงกับบุคคล ที่ได้เสนอรายชื่อในประวัติย่อ และกระผมพร้อมจะแสดงผลงานทางการเขียนที่พอจะมีเก็บรวบรวมเอาไว้บ้างให้ท่านได้พิจารณา
...................กระผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่า จะได้รับความกรุณาจากท่านให้เข้าพบเพื่ออธิบายให้รายละเอียดต่าง ๆ เพิ่มเติม และขอขอบพระคุณยิ่งต่อความกรุณาของท่านมา ณ ที่นี้

ขอแสดงความนับถือ

.................................

1363 Phahonyothin 13,
Bangkok 10400
Tel. 2780065

September 18, 1996

Editorial Manager
Post Classified Box No. 4178
Dear Sir;

....................Having seen your advertisement for a proofreader in Bangkok Post, dated August 22, 1996. I offer myself as candidate for the post because I have long been interested to be a journalist.
....................I am twenty-five years old, and a graduate of Kasetsart University where I specialized in English Literature. After graduated, I went to take to take some English course in England and have got some Certificates of English.
.....................I have been an English teacher for two years at the English Language Center School. At the same time I’ve also practised in translation. I have received a diploma of translation from Chulalongkorn University and work as translator for a few magazines.
.....................Enclosed with this letter is my per{onal data. My relations in my present position are mutually pleasant but I can use my ability to still better advantage
.....................I should sincerely appreciate the courtesy of an interview at your convenience. In that event I shall bring with me the best of references.

Very truly yours

(Miss Thanya Sukjai)

BACK